Eén platform voor boekingen, betalingen en planning
Maatwerk boekingssysteem & back-office automatisering
Context
Aegean Sailing School is een RYA gecertificeerde zeilschool en trainingscentrum op het Griekse eiland Egina met een vloot van meer dan zestien jachten, tientallen instructeurs en cursisten uit de hele wereld.
Aanvragen kwamen binnen via telefoon, email of een formulier op de website, waarna elke handeling, opvolging en de boeking handmatig door de organisatie liep. Daarnaast draaide de planning op een grote gedeelde sheet met vele tabbladen, ging facturatie handmatig en leefde veel informatie op meerdere plekken. Dus één wijziging betekende op meerdere plekken bijwerken. Foutgevoelig en voor de groei in boekingen niet houdbaar.
Vraagstuk
Hoe maken we het aanbod direct online boekbaar, inclusief aanbetaling en automatische opvolging van restbetalingen, terwijl de complexe capaciteit kloppend blijft.
De bestaande reissoftware was gericht op offertetrajecten met veel handwerk, niet op direct online boeken. En een webshop of bestaande boekingsoftware kan de complexe capaciteitslogica niet aan. Daarmee werd dit ook een buy-or-build vraagstuk: doorontwikkelen op het bestaande pakket, overstappen op andere standaardsoftware, of een eigen platform bouwen dat exact aansluit op de operatie.
Aanpak
Mijn rol was die van digital lead, consultant en bouwer: van analyse en platformkeuze tot de daadwerkelijke ontwikkeling, livegang en doorontwikkeling. In twee tot vier maanden van start en naar een volledig operationeel systeem.
Analyse van de operatie en klantreis
Eerst de bestaande werkwijze doorgronden: de volledige klantreis van aanvraag tot de voyage, de sheets en processen als bron van de planning en back-office logica.
Platformkeuze: buy or build
De afweging tussen doorontwikkelen op de bestaande reissoftware, andere standaardsoftware of maatwerk. De complexe capaciteitslogica en de noodzaak tot directe online boekbaarheid gaven de doorslag: een eigen platform op een modern fundament, ontworpen rond de processen van het bedrijf in plaats van andersom.
Digitaal fundament: datamodel en capaciteit
Producten, voyages, legs, jachten, cabines en seizoensprijzen zo gemodelleerd dat een centrale capaciteitsberekening overal werkt. Of een klant nu online boekt, de back-office een boeking verplaatst of de planning wordt omgegooid: overal rekent dezelfde logica mee, waardoor een jacht en/of cabine nooit dubbel verkocht kan worden.
Online boeken en internationale betalingen
Publieke boekingspagina's waarin de klant type cursus, datum en cabinetype kiest en realtime beschikbaarheid ziet. Direct online alleen of als groep kan boeken en betalen. Alle bevestigingen en facturen komen automatisch.
Back-office en automatisering
- Eén omgeving voor alle boekingen, klanten, facturen, jachten met hun visuele vlootplanning, maintenance-checks en drag-and-drop voor makkelijk schuiven in planning van boten en boekingen.
- Een instructeursplanning met daarbij vluchten, accommodatie en verwachte instructeursvergoedingen op basis van niveau en certificaat.
- Een online check-in voor klanten en een uitdraai met alle benodigde gegevens voor de havens.
- Een export naar de Exact boekhouding met alle fiscale regels rond de reisbranche en omzet automatisch op uitvoerdatum geboekt.
- E-mailtemplates die te customizen zijn en automatische herinneringen en updates rondom betalingen.
- Volledige communicatie-tijdlijn met klanten.
- Kortingcodes configureren die direct online inwisselbaar zijn.
Datamigratie, livegang en doorontwikkeling
Honderden bestaande boekingen gemigreerd uit de oude reissoftware en de sheets administratie. Sinds de livegang draait de school volledig op het nieuwe platform en wordt het constant doorontwikkeld. Zoals het klantportaal waar klanten hun boekingen en medereizigers zelf kunnen beheren.
Karien van Gennep-Plant
"Sinds we gebruikmaken van de diensten van Terra Digital stroomt er weer energie door ons bedrijf! We zaten vast bij een te grote IT-partner die het ons eerder moeilijker dan makkelijker maakte. Wat werkt het verhelderend dat Bart met ons meedenkt, vooruitdenkt en ons meeneemt in wat er allemaal kán in plaats van wat niet kan (en dat is veel meer dan wij wisten!). Wij maken nu een enorme sprong qua efficiëntie: waar we vijf jaar geleden op hoopten toen we met een grote partij in zee gingen, maakt Bart nu waar. Bart blinkt uit in communicatie, snelheid, vakkundigheid en ook vriendelijkheid. Ook heel belangrijk: wij zijn heel erg tevreden!"
Overige projecten voor Aegean Sailing School
Migratie van de e-mailomgeving van het personeel naar Microsoft 365, inclusief het migreren van mails uit de database van de oude reissoftware.
Een plugin voor Chrome (browser-extensie) waarmee het team persoonsgegevens met één klik invult op de online portalen van jachtverhuurders, in plaats van elk veld voor elke passagier handmatig te doen.
Via Google Tag Manager conversies inregelen voor Meta en Google. Zodat advertenties en campagnes op echte boekingdata sturen.